Workflow ASCENT

… czyli jak szybko, tanio, trafnie i skutecznie przekazywać informacje oraz podejmować decyzje.

Co to jest workflow?

Workflow (work flow, przepływ pracy) – w terminologii oprogramowania komputerowego oznacza program do zarządzania i automatyzacji procesów biznesowych. Workflow ASCENT jest elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnego obiegu dokumentów w ramach ścieżki decyzyjnej w przedsiębiorstwach.

Do czego służy Workflow ASCENT?

Workflow ASCENT służy zatem do zastąpienia tradycyjnych sposobów na przekazywanie informacji i podejmowanie decyzji. Workflow ASCENT to zatem sposób na np. (najbardziej oczywiste obiegi):

  • wyrażenia zgody na urlop i jego zaewidencjonowania go w systemie kadrowo-płacowym,
  • przyjęcie, zadekretowania (opisania) oraz zapisania w systemie ERP (moduł FK) faktury kosztowej,
  • wyrażenie zgody na delegację, jej zaewidencjonowania a następnie rozliczenia, w tym realizacji wypłaty na rzecz pracownika,
  • zgłoszenie potrzeby, wyrażanie zgody oraz obsługą i wykonanie przedpłaty,
  • zgłoszenia zapotrzebowania zakupu (np. komputera, krzesła, samochodu), wyrażenia zgody na niego i nadzoru nad realizacją takiego zapotrzebowania,
  • obsługa i rozliczanie zaliczek,
  • podpisywania i rejestracji umów.

Inne zastosowania Workflow ASCENT

Workflow ASCENT znajduje również zastosowanie w wielu mniej oczywistych aktywnościach firmy, np.:

  • zgłoszenia potrzeby, wyrażenia zgody i ewidencjonowania pełnomocnictw,
  • nadzoru nad przyjęciem i przechowaniem weksli,
  • przyjmowania zgłoszeń reklamacyjnych,
  • rejestracji niezgodności systemowych (np. w ramach ISO, VDA),
  • przyjmowania, rejestracji i obsługi zapytań ofertowych,
  • przekazywania i prowadzenia projektów, zleceń, zadań wewnątrz firmy,
  • system rezerwacji sal konferencyjnych, samochodów, limitowanego sprzętu (np. rzutniki),
  • udzielenie przepustek parkingowych,
  • zgoda na wjazd na teren zakładu,
  • przekazania zlecenia (pracy, projektu) z działu do działu,
  • kompletacja zespołu projektowego,
  • uzupełnienie ankiety,
  • przekazanie danych, raportu, zestawienia,
  • oraz wiele, wiele innych (ograniczenie to … tylko wyobraźnia).

Jak działa Workflow ASCENT?

Workflow często nazywany jest elektronicznym obiegiem dokumentów (EOD), dlatego w zakresie naszego oprogramowania zamiennie można używać określeń Workflow ASCENT, elektroniczny obieg dokumentów ASCENT, czy też EOD ASCENT.

Workflow ASCENT organizuje przepływ informacji oraz jej zbiorów w postaci dokumentów, zdarzeń, harmonogramów, zadań, itp. według ustalonego wzoru. Workflow ASCENT organizuje ten przepłwy między określonymi uczestnikami, zgodnie z ich przypisanymi w organizacji rolami (jak w tradycyjnym modelu: jeden wykonuje prace i uzupełnia informacje, drugi je sprawdza, ktoś po drodze akceptuje a ktoś inny po prostu je ogląda lub z nich korzysta w inny sposób).

Workflow ASCENT pomaga zatem w każdej sytuacji określić rolę danego pracownika dla danej konkretnej sytuacji (jak w tradycyjnym modelu raz o coś wnioskujemy a kiedy indziej coś akceptujemy). Zatem, podobnie jak ma to miejsce w tradycyjnym układzie firmowym, w zależności od sytuacji pracownicy firmy realizują za pomocą Workflow ASCENT zgody i decyzje, np.:

  • w ramach normalnej podległości wynikającej ze schematu organizacyjnego (zgodę na urlop wyraża przełożony, np. dyrektor pionu podległemu mu kierownikowi),
  • w ramach przyjętego w firmie układu rozliczania kosztów opis faktury wykonuje pracownik odpowiedzialny za MPK (miejsce powstania kosztu) a akceptację takiego opisu i kosztu wykonuje osoba odpowiedzialna za kontrolę kosztową danego MPK’u lub grupy MPK’ów,
  • w ramach projektu inwestycyjnego dyrektor odpowiedzialny za realizację etapu raportuje jego ukończenie a akceptację i tym samym przyjęcie tej części prac potwierdza kierownik danego projektu (który w normalnej strukturze jest specjalistą przypisanym do zupełnie innego miejsca w organizacji),
  • w ramach procesu zatwierdzania i rejestracji umowy pracownik działu administracyjnego zleca ocenę umowy osobie odpowiedzialnej merytorycznie (np. w ramach umowy zakupu systemu informatycznego – szefowi IT (ocena techniczna), zespołowi prawnemu (ocena prawna), głównej księgowej (ocena podatkowa), pełnomocnikowi ds. RODO (ocena w zakresie ochrony danych osobowych).

Workflow ASCENT to narzędzie informatyczne, które pozwala na wdrożenie inteligentnych, weryfikowalnych i dokładnych procedur pracy całego przedsiębiorstwa.